Allgemeine Geschäftsbedingungen - Für unsere Dienstleistungen gilt:
- Auftragsabwicklung: Beginn unmittelbar nach Auftragserteilung bzw. nach Absprache.
- Leistungsinhalte: Alle Inhalte unserer Leistungen wurden im vorangehenden Angebot genau beschrieben. Gesonderte Leistungen, die nicht über Leistungsausschlüsse, Beistellungsleistungen oder andere Spezifikationen beschrieben wurden, sind kostenpflichtig und bedürfen, wenn nicht in den beigefügten Zusatzleistungen beschrieben, eines gesonderten Angebots.
- Rechnungsstellung: Die Abrechnung von Dienstleistungsarbeiten erfolgt gemäß Angebot. Rechnungen sind sofort netto ohne Abzug zahlbar. Bei Gerätelieferung gewähren wir 2% Skonto bei Bezahlung innerhalb von 10 Tagen. Alles Preise unserer Angebote verstehen sich zzgl. der gesetzl. MwSt. und zzgl. der Kosten für Verpackung und Versand.
- Datenübertragung: Wir übernehmen die Haftung für datenschutzgerechte Datenübertragungen mittels unseres Übertragungsdienstes C[serve] oder der im Angebot beschreibenen Lösung. Bestandteil der Lösung ist die gekryptete Übertragung von Daten aus unserer DMZ (Demilitarisierten Zone) in das Kundensystem. Für andere Lösungen zur Übertragung der Daten übernehmen wir keine Haftung und Gewährleistung. Sollten sich aufgrund von Leitungsproblemen, Firewall-Einstellungen des Auftraggebers oder anderen unvorhersehbaren Ereignissen für uns nicht vorhersehbare Probleme bei der Datenübertragung einstellen, berechnen wir Programmtechniker- und Hardwarestunden mit E 175,00 zzgl. Reisekosten.
- Stammdaten: Die Heydt Gruppe setzt zur Stammdatengewinnung und für die spätere Indexierung die selbst programmierte Software C[act] ein, die gleichzeitig die Compliancelösung zur Aktenverwaltung für den Auftraggeber darstellt. C[act] benötigt einen CSV oder XML Datenaustausch oder einen HL7-Kommunikationsweg über Filetransfer, FTP oder TCPIP mit dem Führungssystems des Auftraggebers. Die Einrichtung dieses Kommunikationsweges obliegt dem Auftraggeber. C[act] ermöglicht der Heydt Gruppe eine von anderen Anbietern unabhängige datenschutzgerechte Stammdatenübertragung und dem Auftraggeber eine lückenlose Rückverfolgung aller relevanten Aktenbewegungen. Ziel dieser Lösung ist eine Stammdatennutzung, um individuelle Datenschutzkonzepte von Führungssystemen möglichst perfekt zu unterstützen. Zudem muss das eingesetze Archivsystem sicherstellen, dass nach erfolgreicher Verspeicherung eines importierten Datensatzes eine Quittiernachricht an C[act] zurück gesendet wird, damit der Quittierprozess zwischen der Aktenausleihe und der vollständigen Verarbeitung der Akten nachvollzogen werden kann. Die Einrichtung der Quittiernachricht ist Sache des Auftraggebers. Verzichtet der Auftraggeber auf die Nutzung von C[act], kann die Heydt Gruppe zwar Stammdaten anderer Systeme zur Indexierung nutzen, kann aber keine Gewährleistung für die Aktualität der genutzten Stammdaten und die vollständige Verarbeitung aller Aken übernehmen. Bei der Indexierung/Klassifizierung kann es in Einzelfällen zu Fehlzuordnungen kommen.
- Technikereinsätze: Die Manntageskosten enthalten Spesen und Übernachtungskosten. Reisezeiten werden zu 100% als Arbeitszeit gerechnet.
- Bindefrist: Wenn aufgrund unvollständiger oder unzutreffender Informationen des Kunden der Arbeitsaufwand erheblich über den Schätzungen liegt, die die Heydt Gruppe bei Vertragsanschluss zugrunde gelegt hat, so ist die Heydt Gruppe auch bei Vergütung nach Festpreis zu einer angemessenen Erhöhung der ursprünglichen Vergütung berechtigt. Vorbehaltlich keiner weiteren Erschwernisse oder Änderungen im Auftragsumfang garantieren wir unser Preise bis einschließlich Tag.Monat.Jahr. Preisanpassungen werden in Anlehnung an den Preisindex vorgenommen (max. 3% pro Jahr). Preiserhöhungen werden frühzeitig (mind. 3 Monate vorher) angekündigt.
- Datenschutz: Unsere Mitarbeiter haben sich verpflichtet, über alle Vorgänge absolutes Stillschweigen zu bewahren. Dies bezieht sich auf betriebseigene und von Kunden zur Verfilmung oder zum Scannen überlassene Unterlagen und Datenträger jeder Art. Ohne Einschränkungen erstreckt sich dies auch auf die Zeit nach dem Ausscheiden, sowohl gegenüber Fremden, als auch Familienangehörigen. Alle Mitarbeiter/innen sind auf die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Anforderungen nach der DSGVO, des BDSG, sowie auf §203 StGB, das Bank- und Sozialgeheimnis vertraglich verpflichtet. Regelmäßige Auffrischungen zu datenschutzrechtlichen Themen sind Inhalt unseres Integrierten Managementsystems gemäß DIN EN ISO 9001 und DIN EN ISO/IEC 27001.
- Transport-Service: Das Scangut wird von uns in speziellen, datenschutzgerechten Transportern abgeholt bzw. zurückgeliefert. Während der Verarbeitung, der Einlagerung und während des Transportes sind die uns übergebenen Daten über eine Dokumentenversicherung in Höhe von € 3.000.000,00 versichert.
- Datensicherung: Sofern nicht vom Kunden beauftragt, sind wir nicht verantwortlich für die Sicherung von Daten über den vereinbarten Aufbewahrungszeitraum hinaus. Alle uns übergebenen Daten (analoge oder digitale Daten) werden nach Verarbeitung durch unser Haus und nach Freigabe der Vernichtungserlaubnis durch den Auftraggeber bzw. nach Ablauf der vertragliche vereinbarten Aufbewahrungsfrist/Zwischenlagerungsdauer physisch vernichtet und von unseren Speichersystemen gelöscht.
- Langzeitarchivierung C[arc]: Wir können für die Langzeitarchivierung unter C[arc] eine 98,5%ige Verfügbarkeit (365 Tage, 24 Stunden) der Daten garantieren. Ausnahmen sind Ereignisse höherer Gewalt (Stromausfall, Krieg, Atomschläge, etc.), in denen unsere beiden Rechenzentren gleichzeitig betroffen sind. Tritt solch ein Fall ein, so werden die Daten so schnell und vollständig als möglich den Kunden online in beschriebener Form zur Verfügung gestellt.
- Datenleitungen: Sofern vom Kunden nicht anders beautragt, ist der Kunde verantwortlich für seine Leistungsanbindung. Die Heydt Gruppe haftet ausschließlich für die von der Heydt Gruppe beauftragten Provider und Datenleitungen. Nutzt ein Kunde andere Leistungskonfigurationen entgegen den Empfehlungen unserer Dokumentation, erlischt sämtliche Haftung der Heydt Gruppe für Datenübertragungen vom Kunden zu den Rechenzentren der Heydt Gruppe und vice versa.
- Produktionsstandorte: Wir versichern jedem Auftraggeber, dass wir konform zur DSGVO und den jeweiligen Datenschutzgesetzen, die Verarbeitung von Daten immer in dem Land des jeweiligen Auftraggebers, mit dort gemeldeten, steuerpflichtigen und versicherten Mitarbeitern durchführen. Daten aus Deutschland werden ausschließlich in Deutschland verarbeitet/produziert. Daten aus der Schweiz werden ausschließlich in der Schweiz verarbeitet/produziert.
- Haftungsausschlüsse: Unternehmen der Heydt Gruppe sind nicht haftbar für Produktionsverspätungen durch Leistungsausfälle oder andere Störfakturen höherer Gewalt (Erdbeben, Poststreik, Flugstreik, etc.). Des Weiteren sind die Unternehmen der Heydt Gruppe, sofern nicht anderweitg vereinbart, nicht haftbar für Datenverluste beim Auftraggeber, die sich auf unsachgemäße Handhabung mit der jeweiligen Archivierungsplattform oder ungenügende Sicherheitsmaßnahmen zurückführen lassen.
- Datenschutzbegehungen: Jeder Bestandskunde hat das Recht, Produktionsprozesse, datenschutzgerechte Einlagerungsstandorte und Produktionsstandorte auch unangemeldet durch seinen bestellten Datenschutzbeauftragten während der Kerngeschäftszeiten der Heydt Gruppe, durchführen zu lassen. Die Datenschutzbegehungen werden seitens der Heydt Gruppe protokolliert und durch Personal der Heydt Gruppe begleitet.
- Gebäudeüberwachung: Wir weisen unsere Kunden schon an dieser Stelle darauf hin, dass sämtliche Gebäude und Aussenanlagen der Heydt Gruppe videotechnisch überwacht werden und über Alarmanlagen gesichert sind. Mit Betreten der Heydt-Standorte willigen Sie automatisch in diese datenschutzgerechten Überwachungspraktiken ein und stimmen einer datenschutzgerechten Aufzeichnung Ihrer Bewegungsdaten zu. Personen, die aus Gründen von Persönlichkeitsrechtsverletzungen Einspruch gegen diese Überwachungsformen haben, sind aus Datenschutzgründen nicht befugt, unsere Firmengelände zu betreten.
