Klöckner Pentaplast Gruppe & Heydt Gruppe
Die Klöckner Pentaplast Gruppe, der weltweit führende Hersteller von Folien, Druck- und Speziallösungen für pharmazeutische und medizinische Produkte, nutzt täglich die Heydt Posteingangs-Rechnungsverarbeitung.
Täglich werden bis zu tausend Eingangsrechnungen aus den europäischen KP-Standorten Deutschland, Portugal, Spanien, Großbritannien sowie aus der Schweiz über eine Postfachlösung bei der Heydt Gruppe in Rottenburg taggleich digitalisiert und OCR-verarbeitet. In Kopplung mit Stammdaten werden Kopf- und Positionsdaten der Rechnungen erkannt, mit dem SAP-Führungssystem abgeglichen und anschließend in den Rechnungsworkflow von KP eingeschleust. Bis zu 60% der Rechnungen können so "blind" gebucht werden - d. h. sie müssen nicht mehr von Menschen nachbearbeitet werden. Ca. 40% der Rechnungen durchlaufen anschließend bei KP einen firmeninternen Genehmigungs- und Kotrollworkflow, weil einzelne Positionen, Kostenstellenzuordnungen etc., aufgrund von diffizilen Rechnungspositionen oder falscher Lieferantenrechnungen manuell korrigiert oder freigegeben werden müssen.
Natürlich werden auch per Fax und/oder E-Mail übersandte Rechnungen durch den gleichen Prozess geschleust und über das ISO IEC 27001:2013 zertifizierte Heydt Rechenzentrum verarbeitet.
Durch diese Just in Time Service-Leistung der Heydt Gruppe entstehen Klöckner Pentalplast folgende Vorteile:
- Erleichterung bei der Einhaltung von Skontofristen - Minimierung von Skontoverlusten
- Nachvollziehbarkeit des gesamten Rechnungsprozesses
- Beschleunigung der Rechnungsbearbeitung (in max. 6 Stunden nach Posteingang ist der gesamte Rechnungseingang erledigt)
- 100% Verfügbarkeit
- ortsunabhängiger, schneller & reibungsloser Zugriff
- Schutz vor unbefugtem Zugriff
- Prozessoptimierung & Prozessmonitoring
- Integration in marktgängige FI-Systeme & anderer elektronischer Arbeitsprozesse
- Integration in Buchungssysteme
- einfache Vertretungsregelung
- leichtere Archivierung
- keine Archivierung in Aktenschränkten, sondern digitale Archivierung
- leichtes Auffinden
- Schutz vor Verlust
- gute Lesbarkeit für die Dauer der Aufbewahrungsfrist