Gerade für uns als Auftragsverarbeiter von personenbezogenen Daten ist die Einhaltung der Technischen Richtlinie 03138 zum ersetzenden Scannen, kurz TR-03138 Resiscan, des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zur Rechtssicherheit ein Muss für einen ordnungsgemäßen und sicheren Scanprozess. Aus diesem Grund haben wir unser bislang vorliegendes Testat durch eine offizielle Zertifizierung des BSI ersetzt. Wir digitalisieren und verarbeiten Papierdokumente mit dem Ziel, unseren Kunden zu ermöglichen, das elektronische Abbild anschließend gesetzeskonform und beweissicher zu archivieren und das papiergebundene Original anschließned vernichten zu können.

Folgende Arbeitsschritte sind für uns grundlegend für eine revisionssichere Auftragsverarbeitung:

• Protokollierung der uns übergebenen Akten mit C[act]
• Scantechnische Vorbereitung der papiergebundenen Dokumente
• Scannen mit Hochleistungsscannern
• Indexierung strikt nach Kundenvorgaben
• Qualitätssicherungsmechanismen
• Einsatz von Signaturen und/oder Zeitstempeln zur Integritätssicherung
• Erstellug von Transferfiles für ECM und Archivsysteme

Zusätzlich verfügen unsere Produktionsräume über eine Zugangskontrolle und unsere Computersysteme sind mit neuesten Sicherheitsmechanismen zum Schutz vor unberechtigten Fremdzugriffen geschützt.