Haben Sie neu gebaut? Müssen Sie umziehen? Müssen Sie schnell große Aktenbestände auslagern? Dann haben wir die kostensparende Lösung für Sie.

Ihre papiergebundenen Archivbestände erzeugen enorme Kosten? Die Auslagerung von Akten- und auch von Datenbeständen in ein externes Heydt Archiv kann einen Großteil Ihrer herkömmlichen Kosten für Lagerung, wie z. B. Personal, Lagerflächen, Sicherheit, Logistik, IT usw. extrem senken.

Als ausgewiesener Spezialist für Archivoutsourcing bietet Ihnen die Heydt Gruppe nicht nur höchsten Sicherheitsstandards entsprechende Lagerflächen und die dazugehörige Logistik, sondern eine einfache, schnelle und sichere Lösung, per Mausklick auf Ihre ausgelagerten Archivbestände zuzugreifen: C[depot].

Unser Aktenportal C[depot] ermöglicht Ihnen jeder Zeit von jedem Ort den Zugriff auf Ihre extern gelagerten Dokumente: autorisierte Anforderung, Verwaltung & Rücklieferung.

Bestandsgenerierung - Einbuchen in C[depot]

Die papiergebundenen Originalakten werden, in der Regel beim Verpacken durch Mitarbeiter des Heydt Logistik Teams, in spezielle Heydt-Archivkartons mit C[depot] eingebucht. Beim Einbuchen werden die vom Kunden vorgegebenen Sortierungskriterien übernommen. Mit C[depot] wird für jeden Archivkarton ein einmaliges Barcode-Etikett mit einer GUID (Globally Unique Identifier) generiert. Der Archivkarton und sein Inhalt sind ab diesem Zeitpunkt eindeutig gekennzeichnet und erfasst.

Aktenauslagerung

Die so mit papiergebundenen Originalakten befüllten und registrierten Heydt-Archivkartonagen werden auf Paletten gestapelt und mit Transportfolien umwickelt. Anschließend werden die kompletten Paletten vom Heydt Auslagerungsteam in ein datenschutzgerechtes, neutrales (keine Werbeaufdrucke) Heydt Transportfahrzeug verladen und gesichert. Der datenschutzgerechte Heydt Transportservice fährt die Akten anschließend an den vertraglich vereinbarten Heydt-Auslagerungsstandort.

Aktenbestandsverwaltung

Bei Eingang des datenschutzgerechten Aktentransportes am Heydt Lagerstandort, werden die angelieferten Aktenbestände eingebucht. Mit C[depot] können per Mausklick gelagerte, unsortierte Aktenbestände verwaltet, ihre Lagerorte vergeben und eingesehen werden. C[depot] enthält eine übersichtliche Bestandsübersicht, ermöglicht ein einfaches Durchsuchen des Aktenbestands und verzeichnet Bestandsbewegungen wie Kassationen (Ausbuchen von Akten, deren Revisionszeit abgelaufen ist und vernichtet werden können), Umlagerungen und personalisierte Aktenausgaben.

Integration von Nachzüglerakten

Nachzüglerakten werden durch das optionale C[depot]-Modul "Nachzüglerakte senden" direkt und problemlos dem bereits bestehenden Aktenbestand zugewiesen.

Anforderung von ausgelagerten Akten

Die an einen Heydt-Standort ausgelagerten Akten können jederzeit autorisiert & dokumentiert angefordert werden - entweder in papiergebundener oder in digitaler Form. Die Rücklieferung erfolgt im Rahmen der vertraglich vereinbarten Servicelevel unter Einhaltung aller Sicherheits- und Datenschutzbedingungen.

Über eine Bestellübersicht in C[depot] wissen Sie jederzeit, welche Akten sich aktuell im Lagerzustand, Lieferzustand oder in der Bearbeitung befinden.